Privacy Policy

1. Introduction & Scope

Centurio Solutions is a technology and digital services company headquartered at 4030 Wake Forest Rd, Ste 349, Raleigh, NC 27609, Wake County. We provide AI voice assistant and receptionist services, website design and development, CRM and workflow automation setup, lead capture systems, appointment booking solutions, and related digital support services for small and growing businesses.

We are committed to protecting your personal information and your right to privacy in a manner consistent with North Carolina and applicable federal law. This policy applies to all personal information collected through our website, service platforms, direct communications, and the operation of our AI receptionist and automation technology.

If you have any questions or concerns about this policy, please contact us at appointments@centuriosolutions.com.

This policy covers information collected directly from website visitors, prospective clients, and active clients, as well as information processed on behalf of our business clients through our AI receptionist and automation services. It does not govern the independent data practices of third-party platforms we use — each operates under their own privacy terms (see Section 9).

2. Information We Collect

In compliance with N.C. Gen. Stat. § 75-61 and applicable federal law, we collect only information that is reasonably necessary to provide our services and operate our business lawfully. We may collect the following categories:

Personal Identification Information

• Full name and business name
• Email address and phone number
• Mailing or business address (where provided)

Service and Project Information

• Details about your business, industry, and service needs
• Information submitted through contact, quote, or onboarding forms
• Scope of work, project files, and content assets you provide for website or automation projects
• Communications sent to us via email, phone, or messaging platforms

Demo and Booking Information

• Name, email, and phone number collected when booking a demo or consultation
• Preferred appointment date, time, and business notes submitted with a booking request

Technical and Usage Information

• IP address and general location data
• Browser type, version, device, and operating system
• Pages visited, time spent, and navigation behaviour on our website
• Referral source (how you found our site)

3. How We Collect Information

We collect information through the following means:

• Website forms: When you submit a contact form, quote request, or demo booking form on our website.
• Embedded third-party forms: Booking and lead capture forms may be powered by our CRM or scheduling platform. Information submitted is processed by both us and that provider.
• Direct communication: When you contact us by email, phone, or social media.
• Cookies and analytics tools: Automatically when you browse our website (see Section 8).
• Service delivery: During onboarding, setup, and delivery of services, we may collect additional information needed to complete your project.
• AI receptionist system: Calls handled by our AI voice platform may be logged, transcribed, or summarised as part of the service (see Section 7).
• Automation workflows: Data processed through our workflow automation tools may be collected as part of delivering automated services to business clients (see Section 9).

4. How We Use Your Information

Centurio Solutions uses personal information only for specific, legitimate business purposes that are consistent with the context in which the information was collected. We do not use personal information in ways that would surprise a reasonable person given what they were told at the time of collection.

We use your information to:

• Respond to enquiries, demo requests, and quote submissions
• Schedule, confirm, and manage appointments or consultations
• Deliver contracted services, including AI receptionist, website design, CRM setup, automation, and related services
• Communicate with you about your project, service status, invoices, or account
• Process billing and payments through our authorised payment processors
• Send operational communications, onboarding materials, and service-related updates directly relevant to services you have requested or are receiving
• Improve the performance, reliability, and quality of our website and services
• Comply with applicable North Carolina and federal legal obligations
• Detect, prevent, and respond to fraud, unauthorised access, security incidents, or other unlawful activity

What We Do Not Do With Your Information

Centurio Solutions does not sell, rent, license, or trade your personal information to any third party for that party’s own commercial purposes. We do not monetise your data in any form.

We do not use your personal information to send unsolicited marketing communications unrelated to services you have actively enquired about or engaged us for. If you receive a follow-up communication from us, it is because you submitted an enquiry, booked a consultation, or entered into a service agreement with us — not because your information was obtained from or shared with a third-party marketing source.

We do not use automated decision-making processes that produce legal or similarly significant effects on individuals without human review.

Service Delivery Sharing — What This Means in Practice

In the course of delivering our services, your information is necessarily processed by certain third-party platforms we use as operational tools — our CRM, AI voice, workflow automation, and payment processing platforms. This is not a sale or disclosure of your data for third-party purposes. These platforms receive your information solely to perform functions on our behalf in connection with the services you have engaged us for. Each platform is bound by its own terms of service and privacy policy, and we do not authorise any of them to use your information independently for their own marketing or commercial purposes.

The categories of platforms used and their role in service delivery are described in Section 9 of this policy. This disclosure is made deliberately and transparently so that there is no gap between what this policy states and how your data actually flows through our service infrastructure.

5. Website Forms and Lead Capture

Our website includes forms that allow visitors to submit their name, email, phone number, business details, and other relevant information in order to request a quote, book a demo, or get in touch.

By completing and submitting any form on our website, you provide informed consent to Centurio Solutions collecting and using your submitted information to respond to your request and to follow up regarding our services. This consent is consistent with North Carolina law, which requires that the collection of personal information be disclosed to the individual at or before the point of collection.

You may withdraw your consent to future marketing communications at any time by contacting us at appointments@centuriosolutions.com. Withdrawal does not affect our right to retain information necessary for the fulfilment of existing service agreements or legal obligations.

6. Appointment and Demo Booking Data

When you book a consultation through our website, the booking form may be hosted on or integrated with our scheduling and CRM platform. Information you provide — including your name, email, phone number, and business details — will be stored within that platform and accessible to our team.

This information is used solely to confirm your appointment, prepare for your demo, and follow up with you regarding our services. Appointment data is retained in accordance with Section 10 of this policy.

You have the right to request deletion of your booking information at any time by contacting us, subject to any retention obligations under applicable law or existing service agreements.

7. Call Data and AI Receptionist Processing

As part of our AI receptionist service, calls made to a business phone number handled by Centurio Solutions’ AI system may be logged, recorded, transcribed, and/or summarised. The handling of call data is governed by the service agreement between Centurio Solutions and the applicable business client.

For Callers Interacting with a Business Client’s AI Receptionist

If you are a caller interacting with a business that uses our AI receptionist service, your call may be processed through our AI voice platform. Information collected during the call — such as your name, callback number, reason for calling, or appointment request — is passed to the business client for follow-up. In this context, Centurio Solutions acts as a data processor; the business client is the data controller responsible for their callers’ personal information.

Call Recording Disclosure — North Carolina Law

Direct Contact with Centurio Solutions

If you contact Centurio Solutions directly by phone or email, your contact information and communication content will be retained for service and support purposes in accordance with Section 10.

8. Cookies and Analytics

Our website may use cookies and similar tracking technologies to improve your browsing experience and understand how visitors use our site. By continuing to use our website, you consent to our use of cookies as described in this section.

• Essential cookies: Required for basic website functionality and cannot be disabled without impairing site operation.
• Analytics cookies: Used to track page visits, user behaviour, and site performance (e.g., web analytics tools). Analytics data is aggregated and not used to identify individual users.
• Marketing cookies: Used to track advertising campaign effectiveness, set by our advertising and analytics platform providers.

You can control or disable non-essential cookies through your browser settings at any time. Disabling cookies may affect website functionality.

Our use of tracking technologies is consistent with North Carolina’s prohibition on unfair and deceptive trade practices (N.C. Gen. Stat. § 75-1.1). We do not use tracking technologies in any manner designed to deceive or mislead users about how their data is used.

9. Third-Party Tools, Platforms, and Integrations

To deliver our services, Centurio Solutions uses third-party software platforms across the following functional categories. The specific platforms used within each category may change over time at our discretion as part of ongoing service improvement. Each provider operates as an independent data controller or processor under its own privacy policies and terms of service. Centurio Solutions is not responsible for the independent privacy practices of any third-party platform. Their policies govern any data processed directly through their systems.

• CRM and lead management: Used for storing client and lead records, managing pipelines, automating follow-up communications, and handling booking forms. Subject to the provider’s own Privacy Policy and Terms of Service.
• AI voice and telephony: Used to power our AI receptionist service, including inbound call handling, real-time AI responses, and call transcription. Centurio Solutions is not responsible for the provider’s independent data handling, storage, or retention practices. Subject to the provider’s own Privacy Policy and Terms of Service.
• Workflow automation: Used to build and manage automated data workflows, system integrations, and business logic on behalf of clients. Centurio Solutions is not responsible for the provider’s independent data handling or storage practices. Subject to the provider’s own Privacy Policy and Terms of Service.
• Scheduling and calendar management: Used for appointment booking, calendar coordination, and consultation management. Subject to the provider’s own Privacy Policy and Terms of Service.
• Website hosting: Used to host websites built or maintained for clients. Subject to the host provider’s own Privacy Policy and Terms of Service.
• Payment processing: Used to process subscription and one-time payments. Payment card data is handled exclusively by the payment processor and is not stored by Centurio Solutions. Subject to the provider’s own Privacy Policy and Terms of Service.
• Analytics: Used to measure website performance and visitor behaviour. Analytics data is aggregated. Subject to the provider’s own Privacy Policy and Terms of Service.
• Advertising platforms: Used for campaign tracking and advertising performance measurement. Subject to each provider’s own data use policies.

We only share your information with third-party providers to the extent reasonably necessary to deliver the services you have requested. We do not authorise third-party providers to use your personal information for their own independent marketing or commercial purposes beyond the scope of the service they provide to us.

10. HIPAA and GLBA — Regulated Industry Clients

A. HIPAA — Healthcare Clients

The Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA, 45 C.F.R. Parts 160 and 164) and its implementing regulations govern the handling of Protected Health Information (PHI) by covered entities and their business associates.

Centurio Solutions is not itself a covered entity under HIPAA. However, when we provide AI receptionist services to a business client that qualifies as a HIPAA covered entity — such as a physician’s office, dental practice, therapy provider, chiropractic clinic, or other healthcare provider — we may function as a Business Associate as defined under 45 C.F.R. § 160.103. This is because answering inbound calls and booking appointments on behalf of a healthcare provider may involve incidental access to PHI (for example, a caller’s name and the nature of the appointment they are requesting).

Business Associate Agreements (BAAs): Where a business client is a HIPAA covered entity and our services may involve incidental contact with PHI as described above, Centurio Solutions is willing to enter into a Business Associate Agreement (BAA) with that client as required by 45 C.F.R. § 164.504(e). Business clients in the healthcare sector are responsible for identifying themselves as covered entities and requesting a BAA prior to or upon commencement of services. Centurio Solutions will not knowingly provide services to a covered entity in the absence of an executed BAA where one is required.

Healthcare clients are solely responsible for ensuring that their use of Centurio Solutions’ services — including AI call handling and appointment booking — is consistent with their own HIPAA compliance obligations, including their Notice of Privacy Practices and any applicable patient consent requirements. Centurio Solutions expressly disclaims liability for any HIPAA violation arising from a covered entity client’s failure to identify itself, request a BAA, or configure our services in a HIPAA-compliant manner.

B. GLBA — Financial Services Clients

The Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA, 15 U.S.C. §§ 6801–6827) imposes data privacy and security obligations on financial institutions, including mortgage brokers, lenders, insurance agents, tax preparers, and similar regulated businesses. GLBA requires covered financial institutions to protect the nonpublic personal information (NPI) of their customers and to provide customers with privacy notices about how their data is used.

Centurio Solutions is not a financial institution and is not itself subject to GLBA. When we provide AI receptionist or appointment booking services to a business client that is a GLBA-covered financial institution, we act as a service provider receiving customer information in the ordinary course of performing services on that institution’s behalf. In this capacity:

• We collect and process only the information described in Section 2 of this policy — caller name, phone number, email address, and appointment-related details — and do not independently collect, use, or retain any nonpublic financial information;
• We do not use any information received from a financial institution client for any purpose other than performing the services contracted for;
• We maintain reasonable administrative and technical safeguards consistent with our obligations as a service provider under the GLBA Safeguards Rule (16 C.F.R. Part 314).

Client Responsibility: GLBA-covered financial institution clients are solely responsible for their own compliance with GLBA, including the obligation to ensure that service providers such as Centurio Solutions are contractually required to implement appropriate safeguards. Clients in financial services are responsible for including appropriate data protection provisions in their service agreements with Centurio Solutions. Centurio Solutions expressly disclaims liability for any GLBA violation arising from a financial institution client’s failure to include such contractual protections or to disclose its regulated status prior to commencement of services.

11. How Long We Retain Your Data

We retain personal information for as long as necessary to fulfil the purposes described in this policy or as required by North Carolina or federal law:

• Enquiry and lead data: Up to 24 months following first contact, unless you request earlier deletion or law requires otherwise.
• Active client data: For the duration of the service relationship and a minimum of three (3) years following conclusion of the engagement, to comply with standard business record-keeping and potential legal obligations under North Carolina law.
• Call recordings and transcriptions: Up to 12 months unless the relevant service agreement specifies otherwise, and in compliance with applicable law.
• Billing and payment records: Minimum of seven (7) years, consistent with standard accounting and tax record-keeping requirements.
• Website analytics data: As per the settings of the analytics tools used (typically 14–26 months).

When personal data is no longer needed and no legal retention obligation applies, we will securely delete or irreversibly anonymise it.

12. How We Protect Your Information & Data Breach Obligations

In compliance with N.C. Gen. Stat. § 75-65 and sound information security practices, we take reasonable technical and organisational measures to protect personal information from unauthorised access, loss, misuse, disclosure, or alteration. These include:

• Use of reputable, security-conscious third-party platforms
• Restricting access to personal data to authorised team members who need it to perform their role
• Using encrypted communication and storage where appropriate
• Regularly reviewing our data handling and security practices
• Not storing sensitive financial data (card numbers, bank accounts) on our own systems

No method of transmission over the internet is completely secure. While we take our security obligations seriously, we cannot guarantee absolute security against all threats. We are committed to fulfilling all breach notification obligations promptly and transparently.

13. Your Rights Regarding Your Personal Information

Centurio Solutions respects your rights with respect to your personal data. You may have the following rights depending on your location and applicable law:

• Right to Access: Request a copy of the personal information we hold about you.
• Right to Correction: Request correction of inaccurate or incomplete information.
• Right to Deletion: Request deletion of your personal information, subject to legal retention obligations.
• Right to Restriction: Request that we limit how we use your data in certain circumstances.
• Right to Object: Object to our use of your data for marketing. We will honour such objections promptly.
• Right to Portability: Request your data in a portable, commonly used format where feasible.
• Right to Withdraw Consent: Where processing is based on consent, you may withdraw it at any time without affecting the lawfulness of prior processing.

North Carolina residents may also direct complaints about our data practices to the North Carolina Attorney General’s Consumer Protection Division at 1-877-566-7226 or ncdoj.gov.

14. Limitation of Our Liability for Privacy Matters

To the fullest extent permitted by the laws of the State of North Carolina, Centurio Solutions’ liability for any privacy-related claim arising under this policy shall be limited to the total fees paid by the claimant to Centurio Solutions in the three (3) calendar months immediately preceding the event giving rise to the claim, whether the claim arises in contract, tort, or under statute.

This limitation does not apply to our obligations under N.C. Gen. Stat. § 75-65 (data breach notification), which we are committed to fulfilling in full and on time.

Centurio Solutions is not liable for the independent privacy or data practices of third-party platforms described in Section 9. Individuals interacting with those platforms do so subject to those platforms’ own policies and legal obligations.

Nothing in this section limits our liability for fraud, wilful misconduct, or any liability that cannot lawfully be excluded under North Carolina law.

15. Children’s Privacy

Our website and services are directed exclusively at business owners and adults making commercial decisions. We do not knowingly collect personal information from children under the age of 13, consistent with the federal Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA, 15 U.S.C. §§ 6501–6506).

If you believe we have inadvertently collected information from a minor, please contact us immediately at appointments@centuriosolutions.com and we will promptly delete that information.

16. Updates to This Privacy Policy

We may update this Privacy Policy periodically to reflect changes in our practices, services, the third-party platforms we use, or applicable North Carolina or federal law. When we make material changes, we will update the “Last Updated” date at the top of this page and, where we have an ongoing service relationship with you, provide reasonable notice of material changes via email.

Your continued use of our website or services after the effective date of any changes constitutes your acceptance of the updated policy. If you do not agree with any update, you should discontinue use of our services and notify us accordingly.

17. Contact Us & Governing Law

For any questions, concerns, data requests, or complaints regarding this Privacy Policy, please contact us:

1. Introducción y Alcance

Centurio Solutions es una empresa de tecnología y servicios digitales con sede en 4030 Wake Forest Rd, Ste 349, Raleigh, NC 27609, Condado de Wake. Proporcionamos servicios de asistente de voz con inteligencia artificial y recepcionista virtual, diseño y desarrollo de sitios web, configuración de CRM y automatización de flujos de trabajo, sistemas de captura de clientes potenciales, soluciones de reserva de citas y servicios de soporte digital relacionados para pequeñas y medianas empresas.

Estamos comprometidos con la protección de su información personal y su derecho a la privacidad de conformidad con las leyes de Carolina del Norte y la legislación federal aplicable. Esta política se aplica a toda la información personal recopilada a través de nuestro sitio web, plataformas de servicios, comunicaciones directas y la operación de nuestra tecnología de recepcionista con IA y automatización.

Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre esta política, contáctenos en appointments@centuriosolutions.com.

Esta política cubre la información recopilada directamente de visitantes del sitio web, clientes potenciales y clientes activos, así como la información procesada en nombre de nuestros clientes comerciales a través de nuestros servicios de recepcionista con IA y automatización. No rige las prácticas de datos independientes de las plataformas de terceros que utilizamos; cada una opera bajo sus propios términos de privacidad (véase la Sección 9).

2. Información que Recopilamos

De conformidad con N.C. Gen. Stat. § 75-61 y la legislación federal aplicable, recopilamos únicamente la información razonablemente necesaria para prestar nuestros servicios y operar nuestro negocio de manera lícita. Podemos recopilar las siguientes categorías:

Información de Identificación Personal

• Nombre completo y nombre de la empresa
• Dirección de correo electrónico y número de teléfono
• Dirección postal o comercial (cuando se proporcione)

Información de Servicios y Proyectos

• Detalles sobre su negocio, industria y necesidades de servicio
• Información enviada a través de formularios de contacto, cotización o incorporación
• Alcance del trabajo, archivos del proyecto y activos de contenido que usted proporciona para proyectos de sitios web o automatización
• Comunicaciones enviadas a nosotros por correo electrónico, teléfono o plataformas de mensajería

Información de Demostraciones y Reservas

• Nombre, correo electrónico y número de teléfono recopilados al reservar una demostración o consulta
• Fecha y hora preferidas de la cita, y notas comerciales enviadas con la solicitud de reserva

Información Técnica y de Uso

• Dirección IP y datos generales de ubicación
• Tipo de navegador, versión, dispositivo y sistema operativo
• Páginas visitadas, tiempo de permanencia y comportamiento de navegación en nuestro sitio web
• Fuente de referencia (cómo encontró nuestro sitio)

3. Cómo Recopilamos la Información

Recopilamos información a través de los siguientes medios:

• Formularios del sitio web: Cuando usted envía un formulario de contacto, solicitud de cotización o formulario de reserva de demostración en nuestro sitio web.
• Formularios de terceros integrados: Los formularios de reserva y captura de clientes potenciales pueden estar impulsados por nuestra plataforma de CRM o programación. La información enviada es procesada tanto por nosotros como por dicho proveedor.
• Comunicación directa: Cuando usted se comunica con nosotros por correo electrónico, teléfono o redes sociales.
• Cookies y herramientas de análisis: Automáticamente cuando usted navega por nuestro sitio web (véase la Sección 8).
• Prestación de servicios: Durante la incorporación, configuración y prestación de servicios, podemos recopilar información adicional necesaria para completar su proyecto.
• Sistema de recepcionista con IA: Las llamadas gestionadas por nuestra plataforma de voz con IA pueden ser registradas, transcritas o resumidas como parte del servicio (véase la Sección 7).
• Flujos de trabajo automatizados: Los datos procesados a través de nuestras herramientas de automatización de flujos de trabajo pueden ser recopilados como parte de la prestación de servicios automatizados a clientes comerciales (véase la Sección 9).

4. Cómo Usamos Su Información

Centurio Solutions utiliza la información personal únicamente para fines comerciales específicos y legítimos que son consistentes con el contexto en el que se recopiló la información. No utilizamos la información personal de maneras que sorprenderían a una persona razonable dado lo que se le informó en el momento de la recopilación.

Utilizamos su información para:

• Responder a consultas, solicitudes de demostración y envíos de cotizaciones
• Programar, confirmar y gestionar citas o consultas
• Prestar servicios contratados, incluyendo recepcionista con IA, diseño web, configuración de CRM, automatización y servicios relacionados
• Comunicarnos con usted sobre su proyecto, estado del servicio, facturas o cuenta
• Procesar facturación y pagos a través de nuestros procesadores de pagos autorizados
• Enviar comunicaciones operativas, materiales de incorporación y actualizaciones de servicio directamente relevantes para los servicios que usted ha solicitado o está recibiendo
• Mejorar el rendimiento, la fiabilidad y la calidad de nuestro sitio web y servicios
• Cumplir con las obligaciones legales aplicables de Carolina del Norte y federales
• Detectar, prevenir y responder ante fraudes, accesos no autorizados, incidentes de seguridad u otra actividad ilícita

Lo que No Hacemos con Su Información

Centurio Solutions no vende, alquila, licencia ni comercializa su información personal a terceros para los fines comerciales propios de dichos terceros. No monetizamos sus datos de ninguna forma.

No utilizamos su información personal para enviar comunicaciones de marketing no solicitadas que no estén relacionadas con los servicios sobre los que usted ha consultado activamente o nos ha contratado. Si recibe una comunicación de seguimiento de nuestra parte, es porque usted envió una consulta, reservó una cita o celebró un acuerdo de servicio con nosotros, no porque su información haya sido obtenida de o compartida con una fuente de marketing de terceros.

No utilizamos procesos de toma de decisiones automatizados que produzcan efectos legales o igualmente significativos sobre las personas sin revisión humana.

Compartición para Prestación de Servicios — Lo Que Esto Significa en la Práctica

En el curso de la prestación de nuestros servicios, su información es necesariamente procesada por ciertas plataformas de terceros que utilizamos como herramientas operativas: nuestras plataformas de CRM, voz con IA, automatización de flujos de trabajo y procesamiento de pagos. Esto no constituye una venta ni divulgación de sus datos para fines de terceros. Estas plataformas reciben su información únicamente para realizar funciones en nuestro nombre en relación con los servicios que usted nos ha contratado. Cada plataforma está sujeta a sus propios términos de servicio y política de privacidad, y no autorizamos a ninguna de ellas a utilizar su información de forma independiente para sus propios fines de marketing o comerciales.

Las categorías de plataformas utilizadas y su función en la prestación de servicios se describen en la Sección 9 de esta política. Esta divulgación se realiza deliberada y transparentemente para que no haya brecha entre lo que esta política establece y cómo fluyen realmente sus datos a través de nuestra infraestructura de servicio.

5. Formularios del Sitio Web y Captura de Clientes Potenciales

Nuestro sitio web incluye formularios que permiten a los visitantes enviar su nombre, correo electrónico, número de teléfono, detalles comerciales y otra información relevante con el fin de solicitar una cotización, reservar una demostración o ponerse en contacto.

Al completar y enviar cualquier formulario en nuestro sitio web, usted otorga su consentimiento informado para que Centurio Solutions recopile y utilice su información enviada para responder a su solicitud y hacer seguimiento respecto a nuestros servicios. Este consentimiento es consistente con la ley de Carolina del Norte, que requiere que la recopilación de información personal sea divulgada al individuo en o antes del punto de recopilación.

Usted puede retirar su consentimiento para futuras comunicaciones de marketing en cualquier momento comunicándose con nosotros en appointments@centuriosolutions.com. El retiro no afecta nuestro derecho a retener la información necesaria para el cumplimiento de acuerdos de servicio existentes u obligaciones legales.

6. Datos de Reservas de Citas y Demostraciones

Cuando usted reserva una demostración gratuita o consulta a través de nuestro sitio web, el formulario de reserva puede estar alojado en o integrado con nuestra plataforma de programación y CRM. La información que usted proporciona — incluyendo su nombre, correo electrónico, número de teléfono y detalles comerciales — se almacenará dentro de esa plataforma y será accesible para nuestro equipo.

Esta información se utiliza únicamente para confirmar su cita, prepararnos para su demostración y hacer seguimiento con usted respecto a nuestros servicios. Los datos de citas se retienen de conformidad con la Sección 10 de esta política.

Usted tiene derecho a solicitar la eliminación de su información de reserva en cualquier momento comunicándose con nosotros, sujeto a cualquier obligación de retención bajo la ley aplicable o acuerdos de servicio existentes.

7. Datos de Llamadas y Procesamiento del Recepcionista con IA

Como parte de nuestro servicio de recepcionista con IA, las llamadas realizadas a un número telefónico comercial gestionado por el sistema de IA de Centurio Solutions pueden ser registradas, grabadas, transcritas y/o resumidas. El manejo de los datos de llamadas se rige por el acuerdo de servicio entre Centurio Solutions y el cliente comercial correspondiente.

Para Personas que Llaman e Interactúan con el Recepcionista con IA de un Cliente Comercial

Si usted es una persona que llama e interactúa con un negocio que utiliza nuestro servicio de recepcionista con IA, su llamada puede ser procesada a través de nuestra plataforma de voz con IA. La información recopilada durante la llamada — como su nombre, número de devolución de llamada, motivo de la llamada o solicitud de cita — se transfiere al cliente comercial para fines de seguimiento. En este contexto, Centurio Solutions actúa como encargado del tratamiento de datos; el cliente comercial es el responsable del tratamiento de la información personal de sus llamantes.

Divulgación de Grabación de Llamadas — Ley de Carolina del Norte

Contacto Directo con Centurio Solutions

Si usted se comunica directamente con Centurio Solutions por teléfono o correo electrónico, su información de contacto y el contenido de la comunicación se conservarán para fines de servicio y soporte de conformidad con la Sección 10.

8. Cookies y Análisis

Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías de seguimiento similares para mejorar su experiencia de navegación y comprender cómo los visitantes utilizan nuestro sitio. Al continuar utilizando nuestro sitio web, usted consiente nuestro uso de cookies como se describe en esta sección.

• Cookies esenciales: Necesarias para la funcionalidad básica del sitio web y no pueden desactivarse sin afectar el funcionamiento del sitio.
• Cookies de análisis: Utilizadas para rastrear visitas a páginas, comportamiento del usuario y rendimiento del sitio (por ejemplo, herramientas de análisis web). Los datos de análisis se agregan y no se utilizan para identificar usuarios individuales.
• Cookies de marketing: Utilizadas para rastrear la efectividad de las campañas publicitarias, establecidas por nuestros proveedores de plataformas de publicidad y análisis.

Usted puede controlar o desactivar las cookies no esenciales a través de la configuración de su navegador en cualquier momento. La desactivación de cookies puede afectar la funcionalidad del sitio web.

Nuestro uso de tecnologías de seguimiento es consistente con la prohibición de Carolina del Norte de prácticas comerciales desleales y engañosas (N.C. Gen. Stat. § 75-1.1). No utilizamos tecnologías de seguimiento de ninguna manera diseñada para engañar o confundir a los usuarios sobre cómo se utilizan sus datos.

9. Herramientas, Plataformas e Integraciones de Terceros

Para prestar nuestros servicios, Centurio Solutions utiliza plataformas de software de terceros en las siguientes categorías funcionales. Las plataformas específicas utilizadas dentro de cada categoría pueden cambiar con el tiempo a nuestra discreción como parte de la mejora continua del servicio. Cada proveedor opera como controlador o encargado del tratamiento de datos independiente bajo sus propias políticas de privacidad y términos de servicio. Centurio Solutions no es responsable de las prácticas de privacidad independientes de ninguna plataforma de terceros. Sus políticas rigen cualquier dato procesado directamente a través de sus sistemas.

• CRM y gestión de clientes potenciales: Utilizado para almacenar registros de clientes y clientes potenciales, gestionar pipelines, automatizar comunicaciones de seguimiento y gestionar formularios de reserva. Sujeto a la Política de Privacidad y Términos de Servicio del proveedor.
• Voz con IA y telefonía: Utilizado para operar nuestro servicio de recepcionista con IA, incluyendo la gestión de llamadas entrantes, respuestas de IA en tiempo real y transcripción de llamadas. Centurio Solutions no es responsable del manejo, almacenamiento o prácticas de retención de datos independientes del proveedor. Sujeto a la Política de Privacidad y Términos de Servicio del proveedor.
• Automatización de flujos de trabajo: Utilizado para construir y gestionar flujos de trabajo de datos automatizados, integraciones de sistemas y lógica de negocio en nombre de los clientes. Centurio Solutions no es responsable del manejo o almacenamiento de datos independiente del proveedor. Sujeto a la Política de Privacidad y Términos de Servicio del proveedor.
• Programación y gestión de calendario: Utilizado para la reserva de citas, coordinación de calendarios y gestión de consultas. Sujeto a la Política de Privacidad y Términos de Servicio del proveedor.
• Alojamiento de sitios web: Utilizado para alojar sitios web construidos o mantenidos para clientes. Sujeto a la Política de Privacidad y Términos de Servicio del proveedor de alojamiento.
• Procesamiento de pagos: Utilizado para procesar pagos de suscripción y pagos únicos. Los datos de tarjetas de pago son gestionados exclusivamente por el procesador de pagos y no son almacenados por Centurio Solutions. Sujeto a la Política de Privacidad y Términos de Servicio del proveedor.
• Análisis: Utilizado para medir el rendimiento del sitio web y el comportamiento de los visitantes. Los datos de análisis se agregan. Sujeto a la Política de Privacidad y Términos de Servicio del proveedor.
• Plataformas publicitarias: Utilizadas para el seguimiento de campañas y la medición del rendimiento publicitario. Sujetas a las políticas de uso de datos de cada proveedor.

Solo compartimos su información con proveedores de terceros en la medida razonablemente necesaria para prestar los servicios que usted ha solicitado. No autorizamos a los proveedores de terceros a utilizar su información personal para sus propios fines independientes de marketing o comerciales más allá del alcance del servicio que nos prestan.

10. HIPAA y GLBA — Clientes de Industrias Reguladas

A. HIPAA — Clientes del Sector Salud

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud de 1996 (HIPAA, 45 C.F.R. Partes 160 y 164) y sus regulaciones de implementación rigen el manejo de la Información de Salud Protegida (PHI) por parte de entidades cubiertas y sus asociados comerciales.

Centurio Solutions no es en sí misma una entidad cubierta bajo HIPAA. Sin embargo, cuando prestamos servicios de recepcionista con IA a un cliente comercial que califica como entidad cubierta por HIPAA — como un consultorio médico, clínica dental, proveedor de terapia, clínica quiropráctica u otro proveedor de atención médica — podemos funcionar como un Asociado Comercial según se define en 45 C.F.R. § 160.103. Esto se debe a que responder llamadas entrantes y reservar citas en nombre de un proveedor de atención médica puede implicar acceso incidental a PHI (por ejemplo, el nombre del llamante y la naturaleza de la cita que está solicitando).

Acuerdos de Asociado Comercial (BAA): Cuando un cliente comercial es una entidad cubierta por HIPAA y nuestros servicios pueden involucrar contacto incidental con PHI como se describe anteriormente, Centurio Solutions está dispuesto a celebrar un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA) con ese cliente según lo requiere 45 C.F.R. § 164.504(e). Los clientes comerciales del sector salud son responsables de identificarse como entidades cubiertas y solicitar un BAA antes o al inicio de los servicios. Centurio Solutions no prestará servicios conscientemente a una entidad cubierta en ausencia de un BAA ejecutado cuando se requiera uno.

Los clientes del sector salud son los únicos responsables de garantizar que su uso de los servicios de Centurio Solutions — incluida la gestión de llamadas con IA y la reserva de citas — sea consistente con sus propias obligaciones de cumplimiento con HIPAA, incluyendo su Aviso de Prácticas de Privacidad y cualquier requisito aplicable de consentimiento del paciente. Centurio Solutions expresamente renuncia a la responsabilidad por cualquier violación de HIPAA derivada del incumplimiento de un cliente como entidad cubierta para identificarse, solicitar un BAA o configurar nuestros servicios de manera conforme con HIPAA.

B. GLBA — Clientes de Servicios Financieros

La Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA, 15 U.S.C. §§ 6801–6827) impone obligaciones de privacidad de datos y seguridad a las instituciones financieras, incluyendo corredores hipotecarios, prestamistas, agentes de seguros, preparadores de impuestos y negocios regulados similares. La GLBA requiere que las instituciones financieras cubiertas protejan la información personal no pública (NPI) de sus clientes y proporcionen a los clientes avisos de privacidad sobre cómo se utilizan sus datos.

Centurio Solutions no es una institución financiera y no está sujeta a la GLBA en sí misma. Cuando prestamos servicios de recepcionista con IA o reserva de citas a un cliente comercial que es una institución financiera cubierta por la GLBA, actuamos como proveedor de servicios que recibe información del cliente en el curso ordinario de la prestación de servicios en nombre de dicha institución. En esta capacidad:

• Recopilamos y procesamos únicamente la información descrita en la Sección 2 de esta política — nombre del llamante, número de teléfono, dirección de correo electrónico y detalles relacionados con citas — y no recopilamos, utilizamos ni retenemos de forma independiente ninguna información financiera no pública;
• No utilizamos ninguna información recibida de un cliente de institución financiera para ningún propósito distinto a la prestación de los servicios contratados;
• Mantenemos salvaguardas administrativas y técnicas razonables consistentes con nuestras obligaciones como proveedor de servicios bajo la Regla de Salvaguardas de la GLBA (16 C.F.R. Parte 314).

Responsabilidad del Cliente: Los clientes de instituciones financieras cubiertas por la GLBA son los únicos responsables de su propio cumplimiento con la GLBA, incluida la obligación de garantizar que los proveedores de servicios como Centurio Solutions estén contractualmente obligados a implementar salvaguardas apropiadas. Los clientes de servicios financieros son responsables de incluir disposiciones apropiadas de protección de datos en sus acuerdos de servicio con Centurio Solutions. Centurio Solutions expresamente renuncia a la responsabilidad por cualquier violación de la GLBA derivada del incumplimiento de un cliente de institución financiera para incluir tales protecciones contractuales o divulgar su condición regulada antes del inicio de los servicios.

11. Cuánto Tiempo Conservamos Sus Datos

Conservamos la información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines descritos en esta política o según lo requiera la ley de Carolina del Norte o federal:

• Datos de consultas y clientes potenciales: Hasta 24 meses después del primer contacto, a menos que usted solicite la eliminación anticipada o la ley requiera lo contrario.
• Datos de clientes activos: Durante la duración de la relación de servicio y un mínimo de tres (3) años después de la conclusión del compromiso, para cumplir con el mantenimiento estándar de registros comerciales y posibles obligaciones legales bajo la ley de Carolina del Norte.
• Grabaciones de llamadas y transcripciones: Hasta 12 meses, a menos que el acuerdo de servicio correspondiente especifique lo contrario, y en cumplimiento con la ley aplicable.
• Registros de facturación y pagos: Mínimo de siete (7) años, de acuerdo con los requisitos estándar de contabilidad y mantenimiento de registros fiscales.
• Datos de análisis del sitio web: Según la configuración de las herramientas de análisis utilizadas (típicamente 14–26 meses).

Cuando la información personal ya no sea necesaria y no exista obligación legal de retención, la eliminaremos de forma segura o la anonimizaremos de manera irreversible.

12. Cómo Protegemos Su Información y Obligaciones en Caso de Violación de Datos

De conformidad con N.C. Gen. Stat. § 75-65 y las buenas prácticas de seguridad de la información, tomamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información personal contra el acceso no autorizado, la pérdida, el uso indebido, la divulgación o la alteración. Estas incluyen:

• Uso de plataformas de terceros de buena reputación y conscientes de la seguridad
• Restricción del acceso a datos personales a miembros autorizados del equipo que los necesitan para desempeñar su función
• Uso de comunicación y almacenamiento cifrados cuando sea apropiado
• Revisión periódica de nuestras prácticas de manejo de datos y seguridad
• No almacenamiento de datos financieros sensibles (números de tarjetas, cuentas bancarias) en nuestros propios sistemas

Ningún método de transmisión por Internet es completamente seguro. Aunque tomamos nuestras obligaciones de seguridad en serio, no podemos garantizar una seguridad absoluta contra todas las amenazas. Estamos comprometidos a cumplir con todas las obligaciones de notificación de violaciones de datos de manera oportuna y transparente.

13. Sus Derechos Respecto a Su Información Personal

Centurio Solutions respeta sus derechos con respecto a sus datos personales. Usted puede tener los siguientes derechos dependiendo de su ubicación y la ley aplicable:

• Derecho de Acceso: Solicitar una copia de la información personal que tenemos sobre usted.
• Derecho de Corrección: Solicitar la corrección de información inexacta o incompleta.
• Derecho de Eliminación: Solicitar la eliminación de su información personal, sujeto a obligaciones legales de retención.
• Derecho de Restricción: Solicitar que limitemos cómo usamos sus datos en determinadas circunstancias.
• Derecho de Objeción: Oponerse a nuestro uso de sus datos con fines de marketing. Atenderemos dichas objeciones de manera oportuna.
• Derecho de Portabilidad: Solicitar sus datos en un formato portátil y de uso común cuando sea factible.
• Derecho de Retiro del Consentimiento: Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, usted puede retirarlo en cualquier momento sin afectar la licitud del tratamiento anterior.

Los residentes de Carolina del Norte también pueden dirigir quejas sobre nuestras prácticas de datos a la División de Protección al Consumidor del Fiscal General de Carolina del Norte al 1-877-566-7226 o en ncdoj.gov.

14. Limitación de Nuestra Responsabilidad en Asuntos de Privacidad

En la medida máxima permitida por las leyes del Estado de Carolina del Norte, la responsabilidad de Centurio Solutions por cualquier reclamo relacionado con la privacidad que surja bajo esta política se limitará al total de las tarifas pagadas por el reclamante a Centurio Solutions en los tres (3) meses calendario inmediatamente anteriores al evento que dio lugar al reclamo, ya sea que el reclamo surja en contrato, agravio o bajo estatuto.

Esta limitación no se aplica a nuestras obligaciones bajo N.C. Gen. Stat. § 75-65 (notificación de violación de datos), las cuales nos comprometemos a cumplir de manera completa y oportuna.

Centurio Solutions no es responsable de las prácticas de privacidad o datos independientes de las plataformas de terceros descritas en la Sección 9. Las personas que interactúan con esas plataformas lo hacen sujetas a las propias políticas y obligaciones legales de dichas plataformas.

Nada en esta sección limita nuestra responsabilidad por fraude, conducta dolosa intencional o cualquier responsabilidad que no pueda excluirse legalmente bajo la ley de Carolina del Norte.

15. Privacidad de los Menores

Nuestro sitio web y servicios están dirigidos exclusivamente a propietarios de negocios y adultos que toman decisiones comerciales. No recopilamos intencionalmente información personal de menores de 13 años, de conformidad con la Ley Federal de Protección de la Privacidad en Línea de los Niños (COPPA, 15 U.S.C. §§ 6501–6506).

Si usted cree que hemos recopilado inadvertidamente información de un menor, contáctenos inmediatamente en appointments@centuriosolutions.com y eliminaremos dicha información de manera oportuna.

16. Actualizaciones de Esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas, servicios, las plataformas de terceros que utilizamos o la ley aplicable de Carolina del Norte o federal. Cuando realicemos cambios sustanciales, actualizaremos la fecha de “Última actualización” en la parte superior de esta página y, cuando tengamos una relación de servicio continua con usted, proporcionaremos un aviso razonable de los cambios sustanciales por correo electrónico.

Su uso continuado de nuestro sitio web o servicios después de la fecha de vigencia de cualquier cambio constituye su aceptación de la política actualizada. Si no está de acuerdo con alguna actualización, debe dejar de utilizar nuestros servicios y notificarnos en consecuencia.

17. Contáctenos y Ley Aplicable

Para cualquier pregunta, inquietud, solicitud de datos o queja respecto a esta Política de Privacidad, contáctenos: